Pourquoi un outil ?                                          

 Le diaporama est un audiovisuel qui prend place dans nos médias actuels et de nombreux festivals en France comme à l'étranger permettent de s'émouvoir devant

ces œuvres. Or l'organisation d'un spectacle demande de nombreuses préoccupations pour les organisateurs telle, l'agencement des diaporamas, l'établissement du timing, l'édition du programme de la soirée, la déclaration des musiques utilisées, la gestion des résultats provenant d'un jury etc...

 Egalement, lors de plusieurs participations à des concours audiovisuels, j'ai pu me rendre compte qu'il se glissait de nombreuses erreurs de frappe dans les papiers distribués ou les coauteurs, les crédits étaient pour le plus souvent erronés. De plus, les messages des GO parvenaient seulement au premier auteur ou encore que les membres du jury n'accédaient pas aux informations importantes concernant un montage car le tableau de données était fastidieux à manipuler... et exigeait une ressaisie.

 Alors pourquoi ne pas aider l'organisateur ou le simple passionné?

Outil informatique, nouvelle fiche                  

 Pour répondre à toutes ces exigences, il est nécessaire de procéder à l'élaboration d'un outil informatique évitant toute recopie manuelle et de ce fait évitant les sources d'erreurs. Cela commence pertinemment par une déclaration informatisée des informations d'un montage par l'équipe réalisatrice. Ainsi, pour ce faire, la fiche d'identification ou fiche signalétique à du être spécialement conçue. Celle-ci est saisissable sous Excel© ou sous Calc© (tableur en Open-source contenu dans la suite OpenOffice©)

Le logiciel de gestion                                           

 Aujourd'hui, le logiciel nommé VisuGALA répond à de nombreuses exigences. Il fonctionne sous Excel©2003 et supérieur avec une programmation en Visual Basic© et est entièrement gratuit. Il est conçu sur des normes qualités et par conséquent sous forme de document unique.

Fonctions de VisuGALA                                           

 Les fonctions du logiciel peuvent évoluer selon les demandes des organisateurs de festivals ou soirées. Néanmoins, à ce jour, il permet :

 - L'importation d'une ou plusieurs fiches d'identification MédiAV de diaporama

 - La correction et l'extraction de fiche d'identification d'un montage

 - L'extraction d'une fiche d'identification vierge dans différentes langues (5 langues)

 - Classer les montages selon des critères (format, langue, durée, année, sujet...)

 - Organiser la chronologie d'une soirée (ordre des montages, pause repas, débat..)

 - Afficher le timing à la seconde de 5 séances de projection

 - Extraire un fichier GALA (programme, infos des AV, musiques prêtant à déclaration)

 - Extraire un fichier SEANCE importable dans Spectacle©2.1b1 de Denys QUELEVER

 - Faire des statistiques en temps réel (nb d'AV, pays différents, nb logiciel...)

 - Mailer une équipe réalisatrice (auteur + coauteurs)

 - Mailer toutes les équipes réalisatrices (pour une information commune)

 - L'importation de fiche GALA (cas de jugement/projection dans différentes villes)

 - Mailer toutes les comités d'organisation et/ou tous les jurés

 - L'importation des classements définis par un jury

 - Calculer le classement des montages selon les jurys sélectionnés

Si vous êtes organisateur ou passionné et que cet outils vous intéresse et que vous voyer d'autres fonctions qui pourraient être intéressantes, merci de m'en faire part... Ce programme se veut évolutif!

Crédits                                                                

 Merci à tout ceux qui ont aidé de près ou de loin à VisuGALA et à la fiche d'identification MédiAV et donc à tous les organisateurs qui ont la passion de faire partager l'art du diaporama et qui sans le savoir ont largement contribués dans ce projet.

 Merci tout particulier à Marcel BOI, Gérard DESROCHES, Daniel DUTIER, Julie ENGLAND, Bertrand HEIB, Gilles LUCAS-LECLIN, Achim MAIER, Vincent MARTIN, Jean-Paul PETIT, Gaetano POCCETTI, Alicia TOMASINI, Ricardo ZARATE et aux créateurs de la fiche FIAP et de la fiche signalétique du GAPHE.

Un lanceur de diaporama                                  

 Pour un festival ou pour une présentation officielle, il est intéressant d'utiliser un logiciel (ou lanceur) pour gérer l'ensemble des projections et éviter de projeter l'image de l'ordinateur. Aujourd'hui, puiseurs logiciels répondent à cette préoccupation. Les infos concernant ce point sont disponibles ici.

Téléchargement et Recommandations                                            

VisuGALA fonctionne sous Excel2003 PC/fr avec les macros VB activées (cf Menu Outils - Macro - Sécurité - et cocher Niveau de sécurité faible/moyen)

Le programme permet la préparation des mails indépendants si il y a Outlook de configuré avec une messagerie.

Ne pas copier/coller et ne pas étendre de sélection.

Le programme fonctionne sous le principe de "sélectionner - Activer" Il est nécessaire de sélectionner puis d'activer la programmation.

Le programme exige que son nom de fichier commence par Visu. 

 Télécharger VisuGALA301

AIDE sur l'onglet FESTIVAL                                                                

Comme son nom l'indique, cet onglet affiche les statistiques par rapport à tous les montages intégrés. Il permet de connaitre le nombre de montage, le nombre d'équipe réalisatrice, le nombre de pays représenté, le nombre moyen de montage par auteur, la durée moyenne des montages, la durée du montage le plus long ou la durée du montage le plus court. il permet également de connaitre le pourcentage de montage par rapport aux nombre de montages déclarés concernant le langage utilisé, logiciel de montage, format, type de son....

AIDE sur l'onglet MEDIA                                                                

- IMPORTER DES FICHES : Permet d'importer une ou plusieurs fiches en même temps si il y a eut multi-sélection ([CTRL] durant la sélection). La page garde affichée les données de la dernière fiche importée.

- LANGUE : Permet de changer la langue de la fiche, changement des champs

- VALIDER LES CHANGEMENTS : Permet d'enregistrer les modifications apportées à la fiche ou de rentrer des nouvelles infos concernant un ou un nouveau montage.

- EXTRAIRE LA FICHE : Extrait un fichier Excel avec les données de la fiche. Le fichier sera intitulé de la manière FICHE-TitreDuMontage. Si la page FICHE est sans données, cela extrait une fiche vierge au nom MEDIA-TitreDeMonMontage dans la langue affichée.

- MAILER : Permet de remplir un mail avec pour destinataire les auteurs du montage visible dans l'onglet MEDIA.

- RAZ : Remise a zéro, efface toutes les données du formulaire MEDIA. Cela n'efface pas les données enregistrées dans la base de données.

- MENUS DEROULANTS : Permet de visualiser les données d'un montage contenu dans la base données. Les informations sont sélectionnées selon le titre du montage ou le numéro de référence (Numéro unique correspondant à un montage).

- POINTER LE DIAPORAMA : Permet de définir le chemin du fichier diaporama. Cela permet également de corriger le poids du fichier et le nom du fichier contenu dans la fiche. Les données ne sont pas enregistrées tant que l'onglet ce n'est pas VALIDER LES CHANGEMENTS. Le pointage ne sert que s'il on désire créer par la suite un fichier importable dans Spectacle© Denys QUELEVER. Il peut aussi servir a voir le Diaporama depuis VisuGALA.

- POINTER L'AFFICHE : idem avec le fichier de l'affiche du montage (non exportable -> Spectacle©)

- POINTER LE PORTRAIT : idem avec le fichier portrait des auteurs (non exportable -> Spectacle©)

AIDE sur l'onglet ORGANISER                                                                

Cet onglet est la base de données. Il y a toutes les données concernant toutes les fiches importées. Néanmoins pour ne pas surchargé le tableau, il ne présente que les données essentielles des montages (titre, auteurs, format, langage, etc...). Toutes les données ne sont pas visibles. Cet onglet permet de classer, ordonner, voir le timing de 5 soirées de spectacle avec pause etc...

- 3 colonnes sont laissées à l'organisateur pour procéder à ses propres classements personnels. Il suffit de rentrer des données (cases blanches) sous les colonnes (SOLEIL, CŒUR, SMILE). Cela peut concerner des critères personnels sur une présélection de montages a projeter ou une qualité etc.... Libre au GO. Ces critères peuvent être également ordonnés avec la fonction ORDONNER SELON LA SELECTION

- ORDONNER SELON LA SELECTION : Ordonne la liste selon le champ de la même colonne que la case préalablement sélectionnée. Tous les champs sont possibles et l'ordonnancement est alphabétique.

- VOIR LA FICHE D'IDENTIFICATION : Affiche toutes les données concernant un montage correspondant à la ligne de la case préalablement sélectionnée. L'affichage est alors sur l'onglet MEDIA.

- MAILER LES AUTEURS : Permet de remplir un mail avec pour destinataire les auteurs du montage correspondant à la ligne de la case préalablement sélectionnée. Cela concerne tous les auteurs (auteur et coauteurs).

- Egalement les AUTEURS EN GRAS sont notifiés comme présents au gala. Les AUTEURS EN GRIS CLAIRS sont mentionnés comme absent du GALA. Les AUTEURS EN ECRITURE NORMAL ne précise pas la venue ou l'absence d'un des auteurs.

- Cet onglet permet de programmer sa soirée et de connaitre le timing avec les montages sélectionnés. Pour sélectionner un montage, il suffit de mettre un code alphabétique au croisement de la soirée (ex : SEANCE1) et de la ligne correspondant au montage. Il ne faut pas omettre de mentionner la DATE de la séance, l'heure de DEBUT de séance et l'AJOUT (temps en seconde accordé après chaque montage projeté, cela correspondant au temps laissé pour l'applaudissement du public et du commentaire de l'auteur ou du maestro de la soirée - ce temps est rajouté systématiquement après chaque montage mais est nul après un intermède).

- AJOUTER UN INTERMEDE : permet de rajouter un intermède après la ligne correspondant à la case sélectionnée. Vous devrez alors renseigner un NOM (ex: pause repas) et un TEMPS EN MIN (ex:120). Un code alphanumérique sera automatiquement inséré dans le programme. Celui-ci peut être édité à loisir.

- EFFACER UN INTERMEDE : Efface la ligne intermède pour la ligne et le SEANCEx correspondant à la case préalablement sélectionnée et taggée d'un code.

- PENDULE : Cliquer dessus pour connaitre la programmation de la soirée correspondant à la colonne de la case préalablement sélectionnée. Cela permet la mise à jour et l'affichage du timing de la soirée selon la date, l'heure de début de soirée et l'ordre alphabétique des codes. Cette fonction permet également de vérifier tous les liens mentionnés dans la base. Les liens sont justes si D (diaporama) A (affiche) P (portrait) est affiché en colonne LIENS. A activer après chaque changement dans le panneau de la programmation de la soirée.

- EXTRACTION DU PROGRAMME : Extrait un fichier Excel blanc réservée pour l'impression avec pour première page (le programme, timing à la seconde, nom de diaporama et auteur, numéro de référence et numéro de Spectacle), une deuxième (timing, REF, titre, auteur et données sur le montage tel le résume, langage etc...), et une troisième mentionnant les musiques diffusées à déclarer. Le fichier extrait est nommé de la façon suivante : GALA-Date-HeureD'extraction

- POINTER LE DIAPORAMA : Permet de définir le chemin du fichier diaporama. Cela permet également de corriger le poids du fichier et le nom du fichier contenu dans la base de données. Les données sont directement intégrées dans la base de données. Le pointage ne sert que s'il on désire créer par la suite un fichier importable dans Spectacle© Denys QUELEVER. Il peut aussi servir à voir le Diaporama depuis VisuGALA. Le chemin du diaporama est juste si il est affiché la lettre D dans la colonne LIENS. Si une case de la colonne LIEN est de couleur verte, le chemin du montage est correct.

- EXTRAIRE UN SPECTACLE : Extrait un fichier directement importable dans Spectacle©v2.1b1. Cela fonctionne si tous les liens sont opérationnels dans VisuGALA et que le logiciel Spectacle et que la projection de la soirée soit effectué du même PC. Le fichier extrait ne concerne qu'une soirée et la soirée de la colonne correspondant à la case préalablement sélectionnée. Pour importer les 5 soirées dans Spectacle, il sera nécessaire de faire 5 extractions. Le fichier extrait est nommé de la façon suivante : SpectacleX-Date-HeureD'extraction

- POINTER L'AFFICHE : idem avec le fichier de l'affiche du montage (non exportable -> Spectacle©). Le chemin du fichier affiche est juste si il est affiché la lettre D dans la colonne LIENS.

- POINTER LE PORTRAIT : idem avec le fichier portrait des auteurs (non exportable -> Spectacle©). Le chemin du portrait est juste si il est affiché la lettre D dans la colonne LIENS.

- SUPPRIMER UN DIAPORAMA : Supprime la ligne du montage considéré. Cette fonction est valide seulement si la cellule du montage est sélectionnée. Elle demande aussi confirmation.

- COPIER LA LISTE DE MAILS : permet de placer dans le presse papier les mails des auteurs correspondants à la colonne sélectionnée et non vide. Il suffit alors d'ouvrir une messagerie et de faire COLLER dans le champ Cci du nouveau message.

- COPIER ET RANGER LES FICHIERS CORRESPONDANTS au diaporama sélectionné : permet de copier les fichiers (fiches, image, diaporama) dans un sous dossier nommé par le numéro de référence dans un dossier MONTAGE situé a cote du fichier VisuGALA. Tous fichier recopié garde le même nom précédé du numéro de référence du montage.

AIDE sur l'onglet DIFFUSER                                                                

Cet onglet permet de gérer les contacts des organisateurs qui diffusent les montages. Il permet également d'enregistrer les palmarès.

- EXTRAIRE une demande de diffusion : Extrait un fichier formulaire ou un comite organisateur pourra renseigner ses intitulés.

- EXTRAIRE une demande de palmarès : Extrait un fichier formulaire ou le comite organisateur pourra renseigner ses intitulés et le palmarès des montages. Le palmarès contient le vote du public, le vote du jury et les mentions pour chaque montage.

- SUPPRIMER CE COMITE: Supprime toutes les données concernant un comite organisateur.

- IMPORTER des COMITES et des PALMARES : Permet l'importation des données issues d'une demande de diffusion et/ou d'un palmarès.

- LANGUE : Change la langue du formulaire en vue d'une extraction.

- RAZ : Efface les champs du formulaire.

- VALIDER les changements : Permet de modifier une donnée d'un comité d'organisation ou la saisie d'un nouveau comité.

AIDE sur l'onglet INFORMER                                                                

Cet onglet permet à la préparation de messages électroniques vis à vis d'un montage ou de tous les montages.

- MENUS DEROULANTS : Ils permettent de placer les adresses mails des auteurs directement dans le pavé To: en sélectionnant un montage ou le numéro référent REF. Dans le cas ou le menu déroulant est choisi sur une non sélection, le message est préparé pour tous les auteurs de tous les montages.

- En aucun cas le programme envoi un mail. Ils les préparent seulement et exige votre clic ENVOYE pour transmettre le mail.

- Le contenu du message correspond seulement aux lignes cochées sur la droite. Cela permet de garder en mémoire certaine partie de texte sans à avoir le retaper. Egalement, vous pouvez faire des retours à la ligne dans une même cellule Excel en tapant [Alt][Entrée].

- FICHIER JOINT : Permet de joindre un fichier au message.

- VOIR LE MESSAGE prêt à l'envoi : Permets de préparer le mél uniquement sur Outlook. Le mél regroupe tous les auteurs d'un même diaporama. Dans le cas ou il y a  TOUS LES AUTEURS : Cela prépare autant de mails qu'il y a de diaporama. Cela évite les mails composé de 100 destinataires souvent bloqués par les anti-spam et de faire connaitre à autrui le mail d'autres auteurs. Cela permet également d'approprier l'OBJECT: avec un pré-Object (que vous pouvez précisé dans le champ prévu) suivi dans tous les cas du nom du montage concerné (ex GALA2008 --- TitreDuMontage).

- Pour ceux qui n'ont pas OUTLOOK de configuré, la liste de mél est mis dans le presse papier. il suffit alors de faire COLLER dans son nouveau message de sa messagerie personnelle.